Ufficio senza carta: questi passaggi ti mettono sulla giusta strada

Carta e penna possono essere pratici in molti casi – annotare rapidamente qualche pensiero, prendere appunti telefonici o lasciare un messaggio a un collega. Quasi davanti a ogni schermo di computer negli uffici tedeschi probabilmente troverai uno o più post-it – qui da noi siamo ancora abbastanza analogici, e questo rende molte cose poco chiare. In questo articolo vediamo come trasformare il tuo ufficio passo dopo passo in uno senza carta! 

,,Perdersi nei dettagli“: svantaggi della carta in ufficio 

Come tutto, anche il senza carta ufficio i suoi vantaggi e svantaggi. La carta si è affermata negli ultimi secoli come mezzo di comunicazione si è dimostrata valida e ora dovrebbe essere sostituita da nuove tecnologie? – questo fa subito insospettire soprattutto le persone più anziane. Perciò vediamo prima quali Svantaggi Carta concreto ha e perché una digitale Soluzione può essere più sensato. 

Carta e piccoli appunti sono sempre fissi in un luogo e probabilmente non disponibili proprio quando ti trovi improvvisamente in un altro edificio o in smart working. Per avere sempre con te anche la più piccola nota, sarebbe necessario un enorme sforzo organizzativo, poco realistico nella vita quotidiana. Sei in smart working e devi cercare una certa fattura in una cartella della tua azienda – allora devi chiamare un collega che svolga questo compito per te – questo è il primo motivo per un ufficio senza carta. 

In un ufficio senza carta o digitale, tutte le note, i documenti e le lavagne di idee sono organizzati in un sistema centrale di gestione documentale. Tutti i dipendenti dell'azienda hanno accesso a questo sistema, o alle rispettive sezioni. Ora crei tutte le note su un tablet o notebook e le carichi nella cartella corrispondente – anche se si tratta solo di un piccolo post-it per un collega, che poi puoi assegnargli. I documenti di altri reparti dell'azienda, come la contabilità, puoi consultarli comodamente da qualsiasi luogo, poiché sono archiviati online – così l'ufficio senza carta semplifica molto il fastidioso andirivieni.

Più grande è l'azienda, più conveniente diventa l'ufficio senza carta. Infatti, in una grande impresa girano ogni giorno enormi quantità di documenti di ogni tipo, che devono essere ordinati e archiviati. Può capitare facilmente che una lettera importante dell'agenzia delle entrate o altri documenti vadano persi negli abissi di una cartella – e tu devi poi passare un'ora del tuo tempo di lavoro a cercarli di nuovo.

In un ufficio senza carta puoi cercare comodamente tutti i tipi di documenti – sia per parola, data o tipo di scrittura. Se tutto è stato salvato e registrato correttamente, ritrovi ogni lettera in un lampo quando serve. Così l’ufficio senza carta non solo ti risparmia stress, ma ti protegge anche da straordinari dovuti a ricerche infinite.

Naturalmente un ufficio senza carta è anche conforme a GoBD. Il legislatore prevede addirittura che i documenti possano essere distrutti dopo una corretta digitalizzazione. Così risparmi molto spazio di archiviazione e rendi più facile alle autorità controllare la tua azienda o mostrare determinati documenti in caso di necessità. Gli originali cartacei devono essere conservati in forma "grezza" solo in pochissimi casi eccezionali. 

Le esigenze di un ufficio moderno sono enormemente aumentate negli ultimi dieci anni. Anche la progressiva e sempre più marcata conversione verso uffici senza carta fa parte di questo, anche se comporta un certo impegno. Ma anche altri aspetti rappresentano un’azienda moderna e sostenibile, ad esempio mobili da ufficio ergonomici e regolabili di Deskspace. 

Il regolabili in altezza scrivania oggi è in un moderno ufficio standard, per questo ti invitiamo a informarti sulla nostra pagina prodotto o in uno dei nostri numerosi Deskspace-Guida! 

Passo dopo passo verso l’ufficio senza carta 

Passare a un ufficio senza carta non avviene da un giorno all’altro. Devono essere fatti alcuni fondamenti creato affinché il gestione senza cartella archivio e simili possano davvero funzionare. In questa sezione del testo vediamo quindi quali cose dovresti preparare e considerare quando passi a un senza carta ufficio converti. 

Dovresti salvare tutti i tuoi documenti in un cloud. Grandi aziende a volte sviluppano sistemi interni propri per questo scopo, ma anche i servizi cloud di fornitori noti offrono una sicurezza sufficiente. Hai bisogno di un cloud per poter accedere ai tuoi dati davvero sempre e ovunque. In generale, però, bisogna dire che nessun sistema cloud è sicuro al 100% contro gli attacchi hacker – ma con grandi fornitori come Dropbox o Google Drive sei comunque relativamente ben protetto. 

Consiglio: prova in anticipo diverse versioni di prova dei fornitori. Così puoi scoprire con quale cloud ti trovi meglio e a quale sistema puoi affidarti. 

Il passo successivo che consigliamo è un inventario molto accurato di tutti i documenti in azienda. Non deve succedere che una lettera o una fattura non venga ancora registrata – questo vale sia per i documenti in entrata che in uscita. Anche le note interne all'azienda devono essere digitalizzate e eventualmente assegnate ai dipendenti corrispondenti, affinché l'ufficio senza carta possa funzionare senza problemi. 

Qui può aiutare una checklist e un timbro per i documenti digitalizzati, così da mantenere una panoramica precisa. 

La coerenza è estremamente importante nell'ufficio senza carta. All'inizio potresti avere difficoltà ad abituarti ai processi digitali e preferiresti stampare e archiviare le fatture – ma devi smettere di farlo. Se vuoi modificare un documento, da ora in poi devi salvarlo come PDF e modificarlo con un programma con riconoscimento completo del testo. Grazie a questo troverai il documento rapidamente e non dovrai più cercare fastidiosamente negli archivi. 

Se vuoi passare a un ufficio senza carta, hai assolutamente bisogno di uno scanner per documenti di alta qualità e aggiornato. Non tutte le lettere o le fatture arrivano per posta, e con questo la digitalizzazione richiede solo pochi secondi. Successivamente puoi inserire subito il documento nel programma giusto e assegnarlo alla categoria corrispondente. Alcuni scanner per documenti lavorano anche con programmi che possiedono il riconoscimento completo del testo – vengono quindi nominati automaticamente. 

Questi sono stati i più importanti Passi verso un ufficio sostenibile, senza carta ufficio. Grazie alla digitalizzazione passo dopo passo non avrai stress e la vita in ufficio diventerà ogni giorno un po' più facile. Niente più ricerche fastidiose, la comunicazione è più semplice e anche un Panoramica si crea più rapidamente – tutto sommato l'ufficio senza carta è per la maggior parte Aziende la strada giusta! 

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