Distruzione documenti conforme alla privacy: come farlo in modo ecologico e veloce

La gestione della carta non è certo l’attività preferita da molte persone – sia in ambito domestico che nella propria azienda, in pochi giorni si accumulano grandi quantità di rifiuti di carta. Per evitare che il caos diventi ancora più grande di quanto già non sia, è necessario eliminare regolarmente i documenti superflui. Nel settore commerciale ci sono regole più precise, ma anche i documenti privati dovrebbero essere resi il più possibile illeggibili.

In questo articolo ti mostriamo le basi legali e come la distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati possa funzionare in modo ecologico e rapido!

Basi legali della distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati

Per prima cosa vogliamo esaminare quali sono le basi in Germania e in Europa per la distruzione dei documenti e perché è così importante. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati europeo non regola solo la raccolta, la conservazione e l’uso dei dati personali, ma anche la loro distruzione. Le aziende sono obbligate a rispettare determinati principi e regole nella distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati, indipendentemente dal fatto che si tratti di dati su carta o di file digitali.

Per i livelli di sicurezza nella distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati si applica la norma DIN 66399. Essa stabilisce esattamente quanto devono essere ridotti i supporti dati – ad esempio la carta – affinché possano essere smaltiti in modo sicuro. I diversi livelli di sicurezza regolano quindi la dimensione che i singoli pezzi di carta possono avere dopo la distruzione. Il livello di sicurezza è di solito indicato su un distruggidocumenti e varia da dati generici di livello uno fino a dati altamente sensibili di livello sette.

Importante: i dati personali devono essere distrutti almeno al livello tre. Ciò include ad esempio dati di indirizzo o numeri di telefono. Molti distruggidocumenti economici soddisfano al massimo i livelli uno o due e non sono adatti a questo scopo, quindi fai attenzione!

Come imprenditore o imprenditrice puoi occuparti personalmente della distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati. Tuttavia, gli esperti TÜV consigliano di affidare la distruzione a un’azienda esterna in caso di grandi quantità di dati, perché altrimenti si rischiano errori.

Per i dati digitali è meglio affidare la distruzione conforme alla protezione dei dati agli esperti, poiché una semplice cancellazione non è sufficiente: i dati non devono essere recuperabili. Quindi, per sicurezza, incarica un’azienda specializzata di cancellare i dati da hard disk e simili.

Queste erano le basi legali per la distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati secondo la norma DIN vigente. Nei paragrafi seguenti vedremo cosa bisogna considerare nella distruzione e come farla nel modo più ecologico possibile.

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Come funziona la distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati

Non esiste un metodo unico per la distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati valido per tutti i dati. A seconda di quanto i dati siano sensibili e da proteggere, devono essere distrutti secondo un livello di sicurezza più elevato. Più alto è il livello di sicurezza, più difficile è recuperare i dati dopo la distruzione. In totale, secondo la norma DIN 66399, ci sono sette livelli di sicurezza che regolano la distruzione dei dati.

Ecco i sette livelli di sicurezza, che sono sempre indicati su un distruggidocumenti:

• Livello 1: la riproduzione è possibile senza ausili, ma richiede un certo tempo
• Livello 2: per la riproduzione sono necessari alcuni ausili, come una lente d’ingrandimento
• Livello 3: dati sensibili e riservati rendono la riproduzione molto laboriosa
• Livello 4: è necessario un grande impegno di tempo e personale per la riproduzione
• Livello 5: la riproduzione è possibile solo con apparecchiature forensi
• Livello 6: distruzione di tutti i dati in modo che non possano essere recuperati con metodi tecnici
• Livello 7: rende la riproduzione assolutamente impossibile ed è usato per dati strettamente segreti

Oltre a questi livelli di sicurezza per la distruzione, bisogna considerare anche le classi di protezione. Queste si basano sulle normative sulla protezione dei dati e indicano grossolanamente quali dati appartengono a quale livello di sicurezza. Le classi di protezione sono le seguenti:

• Classe di protezione 1 si applica a dati normali che necessitano protezione. Se venissero pubblicati, avrebbero poche conseguenze negative o danni, quindi riguarda soprattutto dati normali come pubblicità o etichette con indirizzi
• Classe di protezione 2 si applica a tutti i dati con un bisogno di protezione aumentato. Qui devono essere distrutti dati accessibili solo a determinate persone, ad esempio dati di candidati o del personale o anche buste paga
• Classe di protezione 3 dovrebbe assolutamente evitare la pubblicazione dei dati. Qui possono verificarsi danni se i dati diventano pubblici o si perdono. Nel peggiore dei casi, sono a rischio le esistenze delle persone

La distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati è possibile solo dopo che i tempi di conservazione dei rispettivi documenti sono scaduti. Questi variano da sei a dieci anni, a seconda del tipo di dati. Il termine inizia sempre nell’anno solare indicato sul supporto dati corrispondente. Se una lettera è stata redatta a luglio 2008, potrebbe essere distrutta solo ad agosto 2018.

I piccoli distruggidocumenti di solito non soddisfano gli standard richiesti per uffici o studi medici. Qui dovresti utilizzare distruggidocumenti conformi alla protezione dei dati che rispettino anche la norma DIN vigente.

Come funziona un distruggidocumenti

Per la distruzione dei documenti conforme alla protezione dei dati hai necessariamente bisogno di un distruggidocumenti, di qualsiasi dimensione. A seconda della classe di protezione e del livello di sicurezza dei tuoi documenti, devi assicurarti che il distruggidocumenti sia effettivamente approvato per quei documenti, per evitare problemi legali.

Un distruggidocumenti taglia la carta in pezzi molto piccoli. Può essere a taglio a strisce, a taglio incrociato o anche, probabilmente il più sicuro, a microtaglio, in cui le pagine vengono tagliate in particelle minuscole. Il taglio a strisce non è molto sicuro e soddisfa le normative sulla protezione dei dati solo in pochi casi; è usato principalmente in ambito privato. Il taglio incrociato è un po’ più sicuro e viene utilizzato anche in molte distruzioni commerciali. Nei distruggidocumenti di altissimo livello, i dati triturati vengono anche pressati attraverso un setaccio di filo metallico; questi sono usati ad esempio per documenti governativi.

La distruzione dei documenti è un tema delicato che dovrebbe essere preso molto sul serio soprattutto nelle grandi aziende. Il responsabile della protezione dei dati di ogni azienda è incaricato di garantire che queste disposizioni siano rispettate e mantenute nel tempo. Se non sei sicuro della distruzione conforme alla protezione dei dati, è consigliabile affidarsi a un’azienda esterna.

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