Databeskyttelseskompatibel dokumentdestruktion: Sådan gør du det miljøvenligt og hurtigt

Papirarbejde er ikke ligefrem en yndlingsbeskæftigelse for mange mennesker – uanset om det er i private hjem eller i egen virksomhed, opstår der store mængder papiraffald inden for få dage. For at undgå, at kaosset bliver endnu større, end det allerede er, skal du regelmæssigt sortere unødvendige dokumenter fra. Inden for erhvervslivet findes der mere præcise regler, men du bør også gøre private dokumenter så uigenkendelige som muligt.

I denne artikel viser vi dig de juridiske grundlag og hvordan databeskyttelseskompatibel makulering kan fungere miljøvenligt og hurtigt!

Juridiske grundlag for databeskyttelseskompatibel makulering

Først vil vi se på, hvilke grundlag der findes i Tyskland og Europa for makulering, og hvorfor det er så vigtigt. Den europæiske databeskyttelsesforordning regulerer nemlig ikke kun indsamling, lagring og brug af personoplysninger, men også makulering. Virksomheder er forpligtet til at overholde visse principper og regler ved databeskyttelseskompatibel makulering, uanset om det drejer sig om data på papir eller digitale filer.

For sikkerhedsniveauerne ved databeskyttelseskompatibel makulering gælder DIN-standarden 66399. Den fastlægger præcist, hvor små datamedier – for eksempel papir – skal findeles for at kunne bortskaffes sikkert. De forskellige sikkerhedsniveauer bestemmer altså, hvor store papirstykkerne må være efter makuleringen. Det pågældende sikkerhedsniveau er som regel angivet på en makulator, og de varierer fra almindelige data på niveau et til højsensitive data på niveau syv.

Vigtigt: Personoplysninger skal makuleres mindst på niveau tre. Det inkluderer for eksempel adresseoplysninger eller telefonnumre. Mange billige makulatorer opfylder dog højst niveau et eller to og er derfor uegnede – så vær opmærksom!

Som virksomhedsejer kan du selv stå for databeskyttelseskompatibel makulering. TÜV-eksperter anbefaler dog, at du ved særligt store datamængder hellere hyrer et eksternt firma til makuleringen, da der ellers let kan opstå fejl.

Ved digitale data bør du overlade databeskyttelseskompatibel makulering til eksperterne – for her er en simpel sletning ikke nok, data må ikke kunne genskabes. Gå derfor på den sikre side og få et specialfirma til at slette data fra harddiske og lignende.

Det var de juridiske grundlag for databeskyttelseskompatibel makulering efter gældende DIN-standard. I de følgende afsnit ser vi på, hvad man skal være opmærksom på ved makulering, og hvordan den kan foregå så miljøvenligt som muligt.

Vil du vide mere om spændende emner inden for arbejdsret? Så kig gerne forbi vores Deskspace-blogs – her kan du for eksempel læse om, hvordan det juridisk forholder sig med en hund på kontoret, og hvad du skal være opmærksom på!

Sådan fungerer databeskyttelseskompatibel makulering

Der findes ikke én metode til databeskyttelseskompatibel makulering, som passer til alle data. Afhængigt af hvor følsomme og beskyttelsesværdige dataene er, skal de makuleres efter et højere sikkerhedsniveau. Jo højere sikkerhedsniveau, desto sværere er det at genskabe data efter makuleringen. Samlet set findes der ifølge DIN 66399 syv sikkerhedsniveauer, som regulerer makuleringen af data.

Her er de syv sikkerhedsniveauer, som altid er angivet på en makulator:

• Niveau 1: Genskabelse er mulig uden hjælpemidler, men kræver en vis tidsindsats
• Niveau 2: Genskabelse kræver visse hjælpemidler, som lup
• Niveau 3: Følsomme og fortrolige data gør genskabelsen meget besværlig
• Niveau 4: Stor tids- og personalemæssig indsats nødvendig for genskabelse
• Niveau 5: Genskabelse kun mulig med retsmedicinske apparater
• Niveau 6: Alle data makuleres, så de ikke kan genskabes med tekniske metoder
• Niveau 7: Gør genskabelse helt umulig og bruges til strengt hemmelige data

Ud over disse sikkerhedsniveauer for makulering skal også beskyttelsesklasserne tages i betragtning. De er baseret på databeskyttelsesbestemmelser og angiver groft, hvilke data der hører til hvilket sikkerhedsniveau. Der findes følgende beskyttelsesklasser:

• Beskyttelsesklasse 1 gælder for almindelige beskyttelsesværdige data. Hvis disse blev offentliggjort, ville det næppe have negative konsekvenser eller skade, derfor gælder denne især for almindelige data som reklamer eller adresseetiketter
• Beskyttelsesklasse 2 gælder for alle data med øget beskyttelsesbehov. Her skal data makuleres, som kun er tilgængelige for bestemte personer, for eksempel ansøger- eller personaledata eller lønsedler
• Beskyttelsesklasse 3 bør under alle omstændigheder undgå offentliggørelse. Her kan der opstå skader, hvis dataene kommer ud eller går tabt. I værste fald kan menneskers eksistens være truet

Databeskyttelseskompatibel makulering er først mulig, når opbevaringsfristerne for de pågældende dokumenter er udløbet. Disse varierer mellem seks og ti år, afhængigt af datatypen. Fristen starter altid i det kalenderår, der er angivet på det pågældende datamedie. Hvis et dokument for eksempel er oprettet i juli 2008, må det muligvis først makuleres i august 2018.

Små makulatorer opfylder som regel ikke de standarder, der kræves for kontorer eller lægepraksisser. Her bør du bruge databeskyttelseskompatible makulatorer, som også opfylder den gældende DIN-standard.

Sådan fungerer en makulator

Til databeskyttelseskompatibel makulering har du uundgåeligt brug for en makulator – uanset størrelse. Afhængigt af beskyttelsesklasse og sikkerhedsniveau for dine dokumenter skal du sikre dig, at makulatoren er godkendt til disse dokumenter, så der ikke opstår juridiske problemer.

En makulator skærer papiret i meget små stykker. Enten i strimmelklip, krydsstrimmelklip eller i det sandsynligvis sikreste mikrosnit, hvor siderne skæres i bittesmå partikler. Strimmelklip er ikke særlig sikkert og opfylder kun i få tilfælde databeskyttelsesbestemmelserne; det bruges primært i private hjem. Krydsstrimmelklip er derimod lidt mere sikkert og anvendes også i mange erhvervsmakuleringer. Ved de absolut bedste makulatorer presses de makulerede data yderligere gennem en trådsigte, som for eksempel bruges til regeringsdokumenter.

Makulering er et følsomt emne, som især i store virksomheder bør tages meget alvorligt. Databeskyttelsesansvarlige i enhver virksomhed er ansvarlige for, at disse bestemmelser overholdes og efterleves permanent. Hvis du er usikker på databeskyttelseskompatibel makulering, er det klogere at hyre et eksternt firma til opgaven.

I et vellykket kontor handler det om mange ting – også om en sund og ergonomisk arbejdsplads. Vi hos Deskspace har sat os for at udstyre enhver virksomhed med kvalitetskontormøbler, for eksempel med vores højdejusterbare skriveborde. Kig gerne forbi vores hjemmeside og lær mere om alle vores produkter!