Papirløst kontor: Disse trin bringer dig i den rigtige retning

Papir og pen kan i mange tilfælde være praktisk – hurtigt at notere nogle tanker, lave en telefonnotat eller efterlade en besked til en kollega. Næsten ved enhver computerskærm på danske kontorer vil du sandsynligvis finde en eller flere post-its – herhjemme er vi stadig ret analoge, og det gør mange ting uoverskuelige. I denne artikel ser vi på, hvordan du trin for trin kan omstille dit kontor til at være papirløst! 

,,At spilde tiden“: Ulemper ved papir på kontoret 

Som alt andet har også papirløse kontor sine fordele og ulemper. Papir har i de sidste århundreder som kommunikationsmiddel har vist sig effektivt og nu skal erstattes af ny teknologi? – det gør især ældre mennesker hurtigt skeptiske. Derfor ser vi først på, hvilke Ulemper Papir konkret har og hvorfor en digitale Løsning kan være mere fornuftigt. 

Papir og små noter er altid bundet til et sted og er sandsynligvis ikke tilgængelige, når du pludselig befinder dig i en anden bygning eller arbejder hjemmefra. For at du altid skulle have selv den mindste note med dig, ville der være brug for en enorm organisatorisk indsats, som i hverdagen næppe er realistisk. Du er hjemmefra og skal finde en bestemt faktura i en virksomhedsmappe – så skal en kollega ringes op, som kan klare opgaven for dig – det er det første argument for det papirløse kontor. 

I et papirløst eller digitalt kontor er alle noter, dokumenter og idéboards organiseret i et centralt dokumentstyringssystem. Alle medarbejdere i virksomheden har adgang til dette, eller til de relevante delområder. Alle noter laver du nu på en tablet eller bærbar computer og uploader dem til den tilsvarende mappe – også selvom det kun er en lille post-it til en kollega, som du så kan tildele til ham. Dokumenter fra andre afdelinger i virksomheden, som regnskabsafdelingen, kan du også nemt hente fra enhver lokation, da de er gemt online – dermed gør det papirløse kontor meget af det besværlige frem og tilbage lettere.

Jo større virksomheden er, desto mere giver det også mening med et papirløst kontor. For i en stor virksomhed cirkulerer der dagligt enorme mængder dokumenter af alle slags, som skal sorteres og arkiveres. Det kan hurtigt ske, at et vigtigt brev fra skattemyndighederne eller andre dokumenter forsvinder i dybet af en arkivmappe – hvor du så skal bruge en time af din egentlige arbejdstid på at finde dem igen.

I et papirløst kontor kan du nemt søge efter alle slags dokumenter – uanset om det er efter ord, dato eller type af skrivelse. Hvis alt er korrekt gemt og registreret, finder du hvert brev lynhurtigt igen, når det gælder. Dermed skåner det papirløse kontor ikke kun dine nerver, men beskytter dig også mod overarbejde på grund af endeløs søgning.

Selvfølgelig er et papirløst kontor også GoBD-kompatibelt. Lovgivningen foreskriver endda, at dokumenterne kan destrueres efter korrekt digitalisering. Dermed sparer du en masse lagerplads og gør det nemmere for myndighederne at kontrollere din virksomhed ved behov eller fremvise bestemte dokumenter. Papiroriginaler skal kun i helt få undtagelsestilfælde opbevares i "rå" form. 

Kravene til et moderne kontor er steget enormt i de sidste ti år. Også den gradvise og stadig stærkere omstilling til papirløse kontorer hører til her, selvom det er forbundet med en del arbejde. Men også andre aspekter repræsenterer en moderne og bæredygtig virksomhed, for eksempel ergonomiske og justerbare kontormøbler fra Deskspace. 

Det højdejusterbare skrivebord er i dag i et moderne kontor standard, kan du gerne finde information på vores produktside eller i en af vores mange Deskspace-guide! 

Trin for trin til papirløst kontor 

At skifte til et papirløst kontor sker ikke fra den ene dag til den anden. Der skal nogle grundlag oprettet, så drift uden arkivmappe og Co. kan så virkelig fungere. I dette afsnit af teksten ser vi derfor på, hvilke ting du bør forberede og tage højde for, når du skifter til et papirløst kontor omstiller. 

Alle dine dokumenter bør du gemme i en cloud. Store virksomheder udvikler nogle gange egne interne systemer til dette, men også clouddiensten fra kendte udbydere tilbyder tilstrækkelig sikkerhed. Du har brug for en cloud, så du virkelig altid og overalt kan få adgang til dine data. Generelt må man dog sige, at intet cloudsystem er 100 procent sikkert mod hackerangreb – men med store udbydere som Dropbox eller Google Drive er du alligevel relativt godt beskyttet. 

Tip: Brug forskellige prøveversioner fra leverandørerne på forhånd. Så kan du finde ud af, hvilken cloud du bedst kan arbejde med, og hvilket system du kan stole på. 

Som næste skridt anbefaler vi en meget grundig opgørelse af alle dokumenter i virksomheden. Det må ikke ske, at et brev eller en regning ikke bliver registreret – det gælder både for indgående og udgående dokumenter. Også interne notater skal digitaliseres og eventuelt tildeles de relevante medarbejdere, så det papirfri kontor kan fungere uden problemer. 

Her kan en tjekliste samt et stempel til digitaliserede dokumenter hjælpe, så du bevarer det fulde overblik. 

Konsistens er enormt vigtigt i det papirfri kontor. I starten kan du have problemer med at vænne dig til de digitale processer og måske hellere vil udskrive og arkivere regninger – men det skal du væk fra. Hvis du vil redigere et dokument, skal du fra nu af gemme det som PDF og redigere det med et program med fuldtekstgenkendelse. Takke være dette finder du dokumentet hurtigt igen, og besværlig søgning i arkivmapper forsvinder. 

Hvis du vil skifte til et papirfrit kontor, har du brug for en høj kvalitet og opdateret dokumentscanner. Ikke alle breve eller regninger kommer til dig med posten, og med den tager digitaliseringen kun få sekunder. Derefter kan du straks indsætte dokumentet i det rigtige program og tildele det den relevante kategori. Nogle dokumentscannere arbejder endda sammen med programmer, der har fuldtekstgenkendelse – de navngives altså automatisk. 

Det var de vigtigste trin til et bæredygtigt, papirfri kontor. Gennem trin-for-trin digitalisering har du ingen stress, og kontordagen bliver lidt lettere hver dag. Besværlig søgning forsvinder, kommunikationen bliver nemmere, og også en oversigt er hurtigere skabt – alt i alt er det papirfri kontor for fleste Virksomheder den rigtige vej! 

Vil du vide mere om, hvordan du kan indrette et moderne og bæredygtigt kontor? Så kig gerne i Deskspace-rådgivere forbi. Her finder du ud over artikler om sundhed på arbejdet også mange indretningstips!